Como saben a contar del 1° de abril se inició la Partida definitiva de la SENAINFO, desde esa fecha la mesa de ayuda ha avanzado en poner al día en la información de los niños atendidos a un gran número de proyectos, los que en la actualidad ascienden a un 70% de la red. Sin embargo, estamos conscientes de que todavía faltan por lo que seguiremos trabajando con los e-mail que nos envían y cuando sea necesario se llamará al proyecto. Para aquellos proyectos que aún no hubieran recibido respuesta y/o no alcanzaron a cuadrar la información en el último cierre, haremos nuestro mayor esfuerzo para hacerlo antes del próximo plazo.
Las instrucciones para este mes son las siguientes:
La fecha en que se procesará el indicador de calidad de la información es el 10 de agosto 2007.
a) Programas de la LRPA: No deben enviar Nóminas de Ingreso y Egreso. Los que no registraron toda la información de junio, se deben poner al día en su información de ese mes antes del próximo cierre del mes de julio. Durante el mes de julio deben registrar diariamente los ingresos y egresos y los planes de Intervención, con al menos un evento en el mes. En el caso de los programas subvencionados, se deben registrar todos los adolescentes que le sean enviados aún cuando estos sobrepasen las plazas convenidas.
Una vez realizado el cierre del mes, imprimir directamente de la SENAINFO el documento Resumen de Atención Mensual con la información para el pago de la subvención, para ser remitido dentro del plazo establecido por el Servicio a las respectivas Direcciones Regionales. Sólo si el Resumen de Atención Mensual presenta descuadres que se atribuyan a la SENAINFO, se entregará para este efecto, uno elaborado manualmente para el pago de la subvención, y el documento descuadrado de la SENAINFO al UPLAE de cada región, indicando cuales son las diferencias. La mesa de ayuda lo contactará para realizar las correcciones pertinentes.
Asimismo, se deberá imprimir directamente de la SENAINFO el Informe de Atención Mensual, con la lista de los o las adolescentes atendidos en el mes, para su archivo en el respectivo proyecto. Los proyectos de la LRPA no deberán enviar al SENAME ninguna lista de adolescente, ya que todos los atendidos deberán estar registrados en la SENAINFO.
b) -Proyectos de Protección: en el caso de los centros y proyectos del área de protección que estén al día en la información registrada en la SENAINFO, seguirán operando en paralelo con la Base UNIX, sólo hasta el mes de agosto en el que se entregan las Nóminas de Ingresos y Egresos de julio. A contar de mes septiembre podrán eliminar estas Nóminas, las que se reemplazarán con el Informe de Atención Mensual obtenido de la SENAINFO. El resto de los documentos exigidos para el pago de subvención se mantienen, el Resumen de Atención Mensual también será obtenido de la SENAINFO. Estos documentos deberán ser enviados a la Dirección Regional, debidamente timbrado y firmado, en las fechas establecidas en el calendario para el pago de la subvención. Sólo si el Resumen de Atención Mensual presenta descuadres que se atribuyan a la SENAINFO, se podrá entregar uno elaborado manualmente para la subvención, y obligatoriamente deben enviar el documento descuadrado de la SENAINFO al UPLAE de cada región, indicando cuales son las diferencias.
Las instrucciones para este mes son las siguientes:
La fecha en que se procesará el indicador de calidad de la información es el 10 de agosto 2007.
a) Programas de la LRPA: No deben enviar Nóminas de Ingreso y Egreso. Los que no registraron toda la información de junio, se deben poner al día en su información de ese mes antes del próximo cierre del mes de julio. Durante el mes de julio deben registrar diariamente los ingresos y egresos y los planes de Intervención, con al menos un evento en el mes. En el caso de los programas subvencionados, se deben registrar todos los adolescentes que le sean enviados aún cuando estos sobrepasen las plazas convenidas.
Una vez realizado el cierre del mes, imprimir directamente de la SENAINFO el documento Resumen de Atención Mensual con la información para el pago de la subvención, para ser remitido dentro del plazo establecido por el Servicio a las respectivas Direcciones Regionales. Sólo si el Resumen de Atención Mensual presenta descuadres que se atribuyan a la SENAINFO, se entregará para este efecto, uno elaborado manualmente para el pago de la subvención, y el documento descuadrado de la SENAINFO al UPLAE de cada región, indicando cuales son las diferencias. La mesa de ayuda lo contactará para realizar las correcciones pertinentes.
Asimismo, se deberá imprimir directamente de la SENAINFO el Informe de Atención Mensual, con la lista de los o las adolescentes atendidos en el mes, para su archivo en el respectivo proyecto. Los proyectos de la LRPA no deberán enviar al SENAME ninguna lista de adolescente, ya que todos los atendidos deberán estar registrados en la SENAINFO.
b) -Proyectos de Protección: en el caso de los centros y proyectos del área de protección que estén al día en la información registrada en la SENAINFO, seguirán operando en paralelo con la Base UNIX, sólo hasta el mes de agosto en el que se entregan las Nóminas de Ingresos y Egresos de julio. A contar de mes septiembre podrán eliminar estas Nóminas, las que se reemplazarán con el Informe de Atención Mensual obtenido de la SENAINFO. El resto de los documentos exigidos para el pago de subvención se mantienen, el Resumen de Atención Mensual también será obtenido de la SENAINFO. Estos documentos deberán ser enviados a la Dirección Regional, debidamente timbrado y firmado, en las fechas establecidas en el calendario para el pago de la subvención. Sólo si el Resumen de Atención Mensual presenta descuadres que se atribuyan a la SENAINFO, se podrá entregar uno elaborado manualmente para la subvención, y obligatoriamente deben enviar el documento descuadrado de la SENAINFO al UPLAE de cada región, indicando cuales son las diferencias.
Aquellos proyectos que no estén al día en la información (los que se informarán en la portada de la SENAINFO a más tardar el día 20 de agosto), deberán continuar entregando en los plazos establecidos, las Nóminas de Ingresos y Egresos manuales, el Resumen de Atención o Planillas de Asistencia manuales y los listados que recolectan información para la mencionada Base de Datos, hasta que se pongan al día en la SENAINFO, lo que no podrá sobrepasar el mes de octubre, ya que a contar del 1º de noviembre deberá estar operando sólo la base SENAINFO.
c) Administraciones Directas: Los códigos correspondientes a la LRPA, deben registrar en el día la información y cerrar el mes en los plazos establecidos en el calendario, e imprimir directamente de la SENAINFO el Resumen de Atención Mensual, el que se deberá enviar a la Dirección Regional, debidamente firmado y timbrado.
El resto de los centros del SENAME, tanto los correspondientes al DEDEREJ (ley antigua) como los de protección del DEPRODE, a contar de este mes, también deben estar al día en la información en la SENAINFO, cerrar en las fechas establecidas en el calendario y enviar el documento indicado anteriormente, además de las Nóminas manuales de Ingresos y Egresos, las que se enviarán por última vez en agosto con la información de julio. Se recuerda que los indicadores se medirán en la SENAINFO, por lo que toda la información deberá estar registrada en ésta. Asimismo, con fecha del 10 de agosto 2007 se procesará el indicador de calidad de la información.
d) Aquellos proyectos que por motivos de la tramitación del convenio no hayan sido incorporados a la SENAINFO, DEPLAE informará a la UPLAE de la región para que se les habiliten los trabajadores y se contacten con el proyecto, una vez se les incorpore a la base con el código correspondiente. El proyecto deberá registrar la información de los ingresos, egresos y Planes de Intervención en la SENAINFO y enviar el Resumen de Atención Mensual y el Informe de Atención Mensual para ser incorporado en el pago de la subvención siguiente.
e) Para los proyectos con descuadres en la información, se continuarán realizando las migraciones que sean necesarias o bien se enviará un archivo que contenga la información de la Base UNIX y Base SENAINFO para que sea revisado.
Estas migraciones se realizan en bloque del total de ingresos y egresos por meses y no por niño(a), por lo que aquellos proyectos que les faltan algunos niños deben ser ingresados por el mismo proyecto. Si el descuadre se arrastra desde mucho tiempo, se les puede ‘borrar’ toda la información en SENAINFO y migrar lo que tiene el UNIX, sin embargo deben tener presente que este mecanismo borra todo lo que hayan hecho, tales como planes de intervención, diagnósticos y gestión.
f) Aquellos proyectos que presenten descuadres, deben continuar enviando los e-mail a la mesa de ayuda para que los ayudemos a cuadrar, además solicitamos no esperar a los días anteriores al plazo para hacerlo, ya que en esos días la base responde más lento dado que la mayoría espera estos días para registrar la información. Para una mayor eficiencia en la respuesta de la mesa de ayuda se solicita seguir las siguientes instrucciones en los e-mails.
1. En el encabezado del e-mail, específicamente en el ASUNTO, registrar ‘primero’ el código de la SENAINFO del proyecto y después un resumen de lo que solicita. Ej. Asunto: 1010020 Regenerar feb2007, eliminar ingreso
2. Trate de no reiterar los correos, sólo acumula mayor cantidad de e-mail y si lo hace, envíe el mismo que envió, nos complica ubicar su solicitud si dice ‘lo solicitado en el e-mail anterior’.
3. Si requiere ‘regenerar’, revise que haya realizado todos los ingresos e intervenciones previamente y así evitará solicitar una nueva regeneración.
4. Sólo se realizarán migraciones a aquellos proyectos que estén absolutamente descuadrados, si puede mantener la información existente, se les enviará un archivo con la información de ambas bases, para que sea revisada.
5. De recibir el archivo EXCEL con la comparación entre la Base UNIX y la SENAINFO, devuelva ese mismo archivo indicando en forma destacada las correcciones que deben ser ejecutadas en la Base SENAINFO.
6. Todo lo relativo a clave de acceso debe solicitarlo a la UPLAE de la región, si tuviera algún problema en realizarlo, la UPLAE enviará la solicitud para solucionar el error.
